eMails nach dem Versenden automatisch in einen Ordner verschieben
Wer kennt nicht das Problem, dass in Outlook alle gesendeten Mails im Ordner "Gesendete Objekte" landen. Wenn nun eine Zuordnung zu einem Projekt / Ansprechpartner usw erfolgen soll, können Regeln eingesetzt werden.
Doch wie ist das mit Regeln, wenn sie für einen speziellen Fall nicht zutreffen? Ich brauche also eine flexiblere Lösung, mit der ich beim Senden eines Mails entscheiden kann, wo es abgelegt werden soll.
Es gibt hierfür zwar kommerzielle Produkte, die diese Aufgabe erledigen, doch sind damit wieder Kosten verbunden und sie bieten Funktionen, die eventuell garnicht benötigt werden. Mit dem eingebauten VBA-Editor lässt sich die Aufgabe einfach erledigen.
VBA Projekt bearbeiten
Mit der Tasenkombination ALT+F11 kann in Outlook der VBA-Editor gestartet werden.
Nun können Sie den folgenden Sourcecode einfügen.
Public Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim myFolder As MAPIFolder
Dim myOlApp As Outlook.Application
Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set olNS = myOlApp.GetNamespace("MAPI")
If (Item.MessageClass = "IPM.Note") Then
Set myFolder = olNS.PickFolder
If Not (myFolder Is Nothing) Then
Set Item.SaveSentMessageFolder = myFolder
End If
Else
End If
End Sub
Speichern Sie das Projekt und schließen Sie den Editor.
Videoanleitung zum Einbinden des Macros
Die Videos anschauen?
Die Videodateien sind mit einem speziellen Codec erzeugt, um die Dateigröße zu minimieren.
Zum Anzeigen der AVI-Dateien wird der Codec XVID benötigt.
Als Alternative können sie auch den VLC player installieren. Dieser bringt alle im täglichen Gebrauch benötigten Plugins mit.
VBA Projekt zertifizieren
Die Funktionen stehen nun direkt zur Verfügung. Wenn eine Mail verschickt wurde, erscheint ein Dialog und Outlook fragt nach dem Zielordner. Wenn Sie den Dialog mit OK beenden wird die Mail aus dem Ordner Gesendete Objekte in den gewählten Ordner verschoben. Im Gegensatz zu festen Regeln können Sie also Projektweise entscheiden, wohin die Mail passt.
Um die Routinen auch bei einem Neustart problemlos laden zu können sollten Sie ein Zertifikat für das VBA Skript ausstellen.
Sie finden das Programm hierfür unter Start-> Programme-> Microsoft Office-> Office Tools.
Mit "Digitales Zertifikat für VBA-Projekte" können Sie ein beliebig benanntes Zertifikat anlegen.
Nun muss dieses Zertifikat noch dem VBA Projekt zugewiesen werden. Das können sie im VBA Editor unter Extras erledigen. Wählen Sie hier ihr eben erstelltes Zertifikat wieder aus.
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